بررسی اجمالی اسناد منبع (اولیه)

در این مقاله با تعریف اسناد منبع که از انجام تراکنش‌های مالی توسط یک کسب و کار تولید می‌شوند، آشنا خواهید شد. همچنین اهمیت این اسناد، انواع و اصالت آن‌ها و همینطور اسناد منبع ذخیره‌ای مورد بررسی قرار می‌گیرند.

0 31

هر بار که یک کسب و کار در یک تراکنش مالی دخیل است، مجموعه‌ای از شواهد و مدارک یا دنباله کاغذی (paper trail) تولید می‌‌شود. این دنباله کاغذی از نظر حسابداری به عنوان یک سند منبع (Source Document) تلقی می‌‌شود. در تمامی مواردی که چک‌‌ها برای پرداخت شدن نوشته شده باشند، فروش برای کسب درآمد صورت بگیرد، صورتحساب‌‌ها توسط متصدی ارسال شوند، ساعات کار در یک جدول زمانی کارمندی ثبت شوند؛ اسناد مربوطه اسناد منبع هستند.

source documents

اهمیت اسناد منبع

اسناد منبع اولین و مهم‌‌ترین موضوع برای روند حسابداری و ساماندهی کردن هستند چراکه این اسناد بعنوان شواهد فیزیکی بکار می‌‌روند و این اتفاق زمانی صورت می‌‌گیرد که یک معامله مالی واقعی رخ داده باشد. امروزه این اسناد لزوما نیازی به کپی فیزیکی ندارند و ممکن است یک فرم الکترونیکی تأیید کننده باشند.

علاوه بر این، اسناد منبع نیز در فرایند رسیدگی ضروری هستند. وقتی شرکت‌‌ها تحت حسابرسی قرار می‌‌گیرند، دسترسی حسابرس به یک دنباله کاغذی قابل دسترس و واضح در همه معاملات، باعث افزایش مشروعیت و استقلال حسابرسی می‌‌شود. حسابرسان به منظور تأیید اعتبارات موجود در حساب‌‌های شخصی، نیاز به دسترسی کامل به تمام اسناد دارند. به طور کلی، برای اجرای یک کسب و کار هموارتر و افزایش شفافیت، تمام اسناد اصلی آن باید برای مرجع آینده نگهداری و ذخیره شوند.

انواع مختلف اسناد منبع

در ساده ترین شکل، اسناد منبع به طور کلی شامل اطلاعات زیر می شود:

  • تاریخ تراکنش
  • کل مبلغ تراکنش
  • شرح تراکنش
  • یک یا چند امضای مجاز

شایع‌ترین اسناد عبارتند از:

  • چک‌‌ها
  • صورت‌‌حساب‌‌ها
  • رسیدها
  • رسید کامپیوتر
  • یادداشت اعتباری
  • کارت زمان کارکنان
  • فهرست سپرده
  • سفارش خرید

اسناد منبع ذخیره‌‌ای (Storing source documents)

هر گونه اطلاعاتی که از طریق اسناد منبع ایجاد شده باید به درستی در مجله شرکت، نرم افزار حسابداری یا دفترهای مالی ثبت شود. پس از ضبط اولیه، تمام اسناد باید داخل یک فایل حفظ و سازماندهی شده و در یک سیستم قرار بگیرند، تا بتوان آن را در هر زمان بازیابی کرد. همچنین مهم است که یک رکورد از روش‌‌های کنترل کلی داخلی مشخص شود که چه کسی در شرکت می‌‌تواند به پرداخت ها، سفارشات و سایر معاملات اختیار و دسترسی داشته باشد.

اصالت اسناد منبع

دراکثر زمان‌‌ها، فتوکپی اسناد اولیه به طور قانونی مجاز است. بر اساس گزارش بازرس داخلی ایالات متحده (IRS)، تا زمانی که این فتوکپی‌‌ها کامل، خوانا و نمایش دقیقی از سند اصلی باشند، از لحاظ قانونی قابل قبول هستند. به طور مشابه، نمایندگی درآمد کانادایی (CRA) اسناد اسکن‌‌شده را تا زمانی قبول می‌‌کند که پرونده‌ها تولید و نگهداری شده یا در قالب کاغذ یا به صوررت الکترونیکی ذخیره ‌‌شوند و قابل دسترسی و قابل خواندن باشند.

اگرچه سازماندهی و پرکردن این اسناد می‌‌تواند خسته‌‌کننده باشد، تخصیص زمان اضافی برای درست نگه داشتن یک سند کاغذی و ایجاد یک راه آسان برای دسترسی به این اسناد می‌‌تواند منجر به صرفه‌‌جویی در وقت در آینده شود و همچنین شفافیت بیشتری را تضمین کند.

شاید از این مطالب هم خوشتان بیاید.

ارسال پاسخ

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.